Pourquoi automatiser son cabinet comptable ?
Les cabinets comptables font face à une pression croissante : plus de clients, plus de réglementations, mais pas plus de temps. Les tâches administratives répétitives consomment une part importante du temps des collaborateurs : relancer les clients pour les documents, envoyer les rappels de paiement, préparer les reportings mensuels...
L'automatisation permet de :
- Libérer du temps pour le conseil à haute valeur ajoutée
- Réduire les erreurs humaines (oublis de relance, erreurs de saisie)
- Améliorer la satisfaction client (réactivité, professionnalisme)
- Scaler sans recruter proportionnellement
- Standardiser les processus pour tous les collaborateurs
Voici les 7 workflows qui auront le plus d'impact sur votre cabinet.
1. Relances factures automatisées
Problème : Relancer manuellement les clients qui n'ont pas payé prend du temps et est souvent oublié ou repoussé.
Solution automatisée :
- J+7 après échéance : Email de rappel courtois automatique
- J+15 : Deuxième relance avec mention des pénalités
- J+30 : Relance ferme + alerte au responsable du dossier
- J+45 : Mise en demeure automatique (si configuré)
Résultat : Réduction de 40% des retards de paiement, 5h/semaine économisées.
2. Collecte de documents clients
Problème : Courir après les clients pour obtenir leurs factures, relevés bancaires et justificatifs est chronophage et frustrant.
Solution automatisée :
- Rappel automatique : Email mensuel demandant les documents manquants
- Portail client : Lien vers un espace de dépôt sécurisé
- Confirmation : Accusé de réception automatique quand un document est déposé
- Escalade : Alerte au collaborateur si documents toujours manquants après 10 jours
Résultat : 80% des documents reçus sans relance manuelle, 3h/semaine économisées.
3. Onboarding nouveaux clients
Problème : L'intégration d'un nouveau client implique de nombreuses étapes : création de dossier, envoi de documents, collecte d'informations...
Solution automatisée :
- Déclencheur : Signature de la lettre de mission
- Actions automatiques :
- Création du dossier client dans votre système
- Envoi du questionnaire de bienvenue
- Création de l'espace de dépôt documents
- Planification du premier rendez-vous
- Attribution au collaborateur responsable
- Email de bienvenue personnalisé
Résultat : Onboarding en 24h au lieu de 1 semaine, expérience client professionnelle.
4. Reporting mensuel automatique
Problème : Préparer les tableaux de bord mensuels pour chaque client prend des heures et retarde souvent les envois.
Solution automatisée :
- Extraction automatique : Récupération des données depuis votre logiciel comptable
- Génération : Création du rapport PDF avec les KPIs clés (CA, marge, trésorerie)
- Personnalisation : Commentaires IA sur les variations significatives
- Envoi : Email automatique au client le 5 de chaque mois
Résultat : Rapports envoyés systématiquement à temps, 4h/mois par client économisées.
5. Alertes échéances fiscales
Problème : Avec des dizaines de clients, ne jamais rater une échéance fiscale (TVA, IS, CFE...) est un défi.
Solution automatisée :
- Calendrier centralisé : Toutes les échéances de tous les clients
- Alertes J-15 : Notification au collaborateur responsable
- Alertes J-7 : Rappel avec checklist des documents nécessaires
- Alertes J-1 : Dernière vérification avant déclaration
- Confirmation : Accusé de réception après dépôt
Résultat : Zéro échéance manquée, sérénité pour l'équipe.
6. Classification automatique des pièces
Problème : Trier et catégoriser les factures et justificatifs reçus prend un temps considérable.
Solution automatisée :
- OCR intelligent : Extraction automatique des informations (montant, date, fournisseur)
- Classification IA : Catégorisation automatique (achat, frais généraux, investissement...)
- Renommage : Fichiers renommés selon convention (Date_Fournisseur_Montant)
- Rangement : Stockage automatique dans le bon dossier client
Résultat : 90% des pièces classées automatiquement, 6h/semaine économisées.
7. Suivi temps et facturation
Problème : Les collaborateurs oublient de saisir leurs temps, ce qui fausse la facturation et la rentabilité.
Solution automatisée :
- Rappel quotidien : Notification à 17h pour saisir les temps de la journée
- Génération factures : Création automatique des factures en fin de mois
- Alerte dépassement : Notification si forfait client dépassé
- Dashboard : Tableau de bord rentabilité par client
Résultat : Facturation complète, visibilité sur la rentabilité réelle.