Pourquoi automatiser les relances de factures ?
Les retards de paiement sont un fléau pour les PME françaises : en moyenne, 12 jours de retard sur les paiements, ce qui représente des milliers d'euros de trésorerie bloquée.
Le problème des relances manuelles :
- Chronophage : Suivre chaque facture, rédiger chaque email
- Oublis : Certaines factures passent entre les mailles du filet
- Inconstance : La relance dépend de la charge de travail du jour
- Émotionnel : On repousse les relances car c'est désagréable
L'automatisation résout tous ces problèmes : chaque facture est suivie systématiquement, les relances partent au bon moment, et vous n'avez plus à y penser.
Étape 1 : Connecter votre outil de facturation
La première étape est de connecter n8n à votre logiciel de facturation pour récupérer automatiquement les factures impayées.
Outils avec API native dans n8n
- Stripe : Node natif, très simple à configurer
- QuickBooks : Node natif avec accès aux invoices
- Xero : Node natif complet
- FreshBooks : Node natif
Outils connectables via API HTTP
- Pennylane : API REST, connexion via HTTP Request
- Axonaut : API disponible
- Sellsy : API REST complète
- Zoho Invoice : API bien documentée
Alternative : Google Sheets
Si votre outil n'a pas d'API, vous pouvez exporter vos factures vers Google Sheets (manuellement ou via export automatique) et connecter n8n à ce tableur.
Étape 2 : Définir les niveaux d'escalade
Une bonne stratégie de relance progresse en intensité. Voici un modèle efficace :
Niveau 1 : Rappel courtois (J+7)
Objectif : Rappeler poliment que la facture est en attente.
Ton : Amical, on suppose un simple oubli.
Taux de résolution : ~40% des cas
Niveau 2 : Rappel ferme (J+15)
Objectif : Insister sur l'importance du règlement.
Ton : Professionnel mais plus direct.
Mention : Pénalités de retard éventuelles.
Taux de résolution : ~30% des cas restants
Niveau 3 : Relance formelle (J+30)
Objectif : Dernière relance avant action.
Ton : Formel, avec rappel des conséquences.
Action : Alerte interne pour intervention manuelle.
Taux de résolution : ~15% des cas restants
Niveau 4 : Mise en demeure (J+45)
Objectif : Formaliser la demande de paiement.
Format : Lettre recommandée (générée automatiquement).
Suite : Transmission possible à un cabinet de recouvrement.
Étape 3 : Créer les templates d'emails
Chaque niveau nécessite un email adapté. Voici les éléments à personnaliser :
Variables à inclure
{{nom_client}}- Nom du client ou de l'entreprise{{numero_facture}}- Référence de la facture{{montant}}- Montant TTC dû{{date_echeance}}- Date d'échéance initiale{{jours_retard}}- Nombre de jours de retard{{lien_paiement}}- Lien direct vers le paiement (si disponible)
Exemple de template Niveau 1
Objet : Rappel - Facture {{numero_facture}} en attente
Bonjour {{nom_client}},
Nous nous permettons de vous rappeler que la facture {{numero_facture}} d'un montant de {{montant}}€ était due le {{date_echeance}}.
Si vous avez déjà procédé au règlement, merci de ne pas tenir compte de ce message. Sinon, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au paiement dans les meilleurs délais.
Pour toute question ou difficulté, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
L'équipe [Votre entreprise]
💡 Conseil : Proposez toujours une porte de sortie ("si vous avez des difficultés, contactez-nous"). Cela humanise le processus et augmente les réponses.
Étape 4 : Configurer le workflow n8n
Voici l'architecture du workflow :
Structure du workflow
- Déclencheur : Tous les jours à 9h (Cron node)
- Récupération : Appel API vers votre outil de facturation
- Filtre : Ne garder que les factures en retard
- Calcul : Déterminer le niveau d'escalade (J+7, J+15, J+30)
- Routage : Switch node selon le niveau
- Envoi : Email avec le bon template
- Log : Enregistrement de la relance dans votre base
Points d'attention
- Éviter les doublons : Vérifier qu'une relance n'a pas déjà été envoyée ce jour
- Gérer les paiements partiels : Adapter le message si paiement partiel reçu
- Exclure certains clients : Option pour mettre en pause les relances (négociation en cours)
Étape 5 : Ajouter les alertes internes
L'automatisation gère 80% des cas, mais certaines situations nécessitent une intervention humaine.
Alertes à configurer
- Montant élevé : Notification si facture > 5 000€ en retard
- Niveau 3 atteint : Alerte pour décider de la suite
- Client stratégique : Alerte spéciale pour VIP
- Première facture : Traitement particulier pour nouveaux clients
Canaux de notification
- Slack : Message dans un canal dédié #finance-alertes
- Email : Au responsable financier
- Notion/Airtable : Création d'une tâche de suivi
Dashboard de suivi
Créez un tableau de bord pour suivre :
- Nombre de factures en retard par niveau
- Montant total des impayés
- Taux de résolution par niveau
- Évolution dans le temps