Lundi 9h32. Un client appelle pour confirmer les conditions du devis que vous lui avez envoyé la semaine dernière. Vous ouvrez Outlook, vous cherchez « Dupont ». 38 mails. Vous filtrez par date. Vous trouvez un mail, mais c'est l'ancien devis. Le bon est dans le Drive partagé, dossier « Clients 2026 », sous-dossier « En cours ». 4 minutes de plus. Le client attend, vous bafouillez. Vous le rappelez dans 10 minutes. Multipliez cette scène par 8 occurrences quotidiennes : voilà vos 5 heures hebdomadaires en fumée.
Pourquoi ChatGPT seul ne vous trouvera jamais ce devis
Première intuition d'un dirigeant : « Je vais demander à ChatGPT de chercher. » Sauf que ChatGPT ne sait rien de votre entreprise. Il ne voit ni vos mails, ni vos fichiers Drive, ni le serveur partagé. Il connaît Internet jusqu'à sa date d'entraînement, c'est tout.
Le métier qui résout ce problème porte un nom : le context engineering. C'est l'art d'organiser ce qu'on met dans le contexte d'un LLM pour qu'il puisse répondre avec vos données. Sans contexte, l'IA reste un assistant générique qui hallucine sur votre métier. C'est d'ailleurs une des erreurs les plus fréquentes des débutants ChatGPT : croire qu'il « sait » votre entreprise.
Le défi pratique pour un dirigeant PME : comment fournir ce contexte sans dépenser 50 000 € dans un RAG sur mesure ? La réponse tient en deux outils. Un endroit où vos documents sont propres et accessibles (votre vault Obsidian). Et un assistant IA capable de les digérer (ChatGPT ou Claude, même en version gratuite). Pas de développeur, pas de serveur, pas de budget IT.
Le second cerveau, c'est quoi exactement
Imaginez un classeur de bureau. Pas le truc plein de feuilles volantes : un classeur bien rangé, où chaque dossier a un nom clair, où vous savez en 5 secondes où chercher. Un second cerveau, c'est ce classeur, mais en version numérique et interrogeable par une IA. Vous ne mémorisez plus l'info dans votre tête, vous la déposez dans le classeur. Quand vous en avez besoin, vous demandez à l'assistant de la sortir pour vous.
Concrètement, ça repose sur 3 piliers :
1. Capturer
Tout ce que vous lisez, écrivez, échangez, décidez doit avoir un endroit où atterrir. Pas dans votre tête. Pas dans 17 emplacements différents. Un seul endroit : votre vault Obsidian. La règle d'or : si vous l'avez tapé une fois, il doit être retrouvable.
2. Structurer
Sans structure, votre vault devient une poubelle géante. La structure n'a pas besoin d'être parfaite, juste cohérente. Mon principe : 5 dossiers maximum au premier niveau (Clients, Fournisseurs, Process, Veille, Personnel). Sous-dossiers libres dans chaque. Pas de hiérarchie à 8 niveaux : la recherche IA fait le travail à votre place.
3. Interroger
C'est là qu'intervient ChatGPT ou Claude. Vous lui donnez accès à un dossier (en copier-coller pour démarrer, via un plugin ensuite), puis vous lui posez vos questions en français : « trouve-moi le dernier devis Dupont », « résume nos 3 derniers échanges avec ce client », « rédige une relance basée sur le contrat en cours ». Pas de syntaxe, pas de boutons : du langage naturel.
La méthode AzenFlow en 4 étapes
Ces 4 étapes sont applicables sur 2 à 4 semaines, à raison de 30 minutes par jour. Pas besoin d'arrêter votre activité.
Étape 1 : tout aspirer
Téléchargez Obsidian sur obsidian.md (gratuit, Windows, Mac, Linux). À l'installation, créez un dossier nommé « Vault AzenFlow » (ou le nom de votre entreprise) sur votre disque local. C'est votre vault, votre second cerveau.
Exportez vers ce dossier : vos mails clients clés (le glisser-déposer depuis Outlook fonctionne), vos contrats signés (PDF acceptés), vos process internes (Word ou notes Apple), vos prises de notes de réunion. Ne triez pas encore. Aspirez, point.
Étape 2 : ranger en 5 dossiers seulement
Créez exactement 5 sous-dossiers dans le vault :
- Clients : un sous-dossier par client actif
- Fournisseurs : contrats et factures fournisseurs
- Process : vos procédures, scripts d'onboarding, checklists
- Veille : articles intéressants, idées, citations
- Personnel : notes personnelles, comptes-rendus, brainstorms
Déplacez ce qui est facile à classer (les 20 % évidents). Laissez le reste dans un dossier « Inbox » pour plus tard. La fainéantise initiale est une qualité : la recherche IA n'a pas besoin d'une arborescence parfaite.
Étape 3 : brancher ChatGPT ou Claude
Option simple (gratuite, immédiate) : ouvrez ChatGPT ou Claude dans votre navigateur. Quand vous voulez interroger un client, ouvrez le dossier Obsidian du client, sélectionnez tout (Ctrl+A), copiez (Ctrl+C), collez (Ctrl+V) en début de conversation avec l'IA. Posez votre question. C'est tout.
Option avancée (gratuite, mais 15 minutes de setup) : installez le plugin Obsidian « Smart Connections » ou « Copilot for Obsidian ». Le plugin connecte votre vault à votre clé API OpenAI ou Anthropic. Plus de copier-coller, l'IA voit votre vault en permanence.
Étape 4 : interroger en langage naturel
Une fois branché, vous tapez vos questions comme à un collaborateur humain. L'erreur classique : poser des questions trop vagues. Pour structurer vos prompts avec la méthode 5W, lisez notre article dédié. La règle simple : soyez précis sur le quoi, le qui, et le format de réponse attendu.
4 prompts types à copier-coller
Voici 4 prompts directement utilisables, à coller après le contenu de votre dossier Obsidian. Remplacez les [crochets] par les bonnes valeurs.
| Cas d'usage | Prompt à coller |
|---|---|
| Retrouver un document | « Dans les notes du dossier Clients/[Nom client], cherche le devis signé le plus récent et résume les conditions en 5 lignes. » |
| Préparer un rendez-vous | « Synthétise tout ce que je sais sur [Nom client] : derniers échanges, dossiers en cours, points sensibles à éviter, opportunités identifiées. » |
| Rédiger une relance | « Rédige un mail de relance à [Nom] sur la base du dernier devis envoyé. Ton cordial, 4 lignes maximum, demande une réponse cette semaine. » |
| Résumer sa journée | « Résume mes 5 dernières notes datées d'aujourd'hui en 3 points actionnables pour demain matin, classés par priorité. » |
Le secret : être précis sur le format de sortie attendu (« 5 lignes », « 3 points actionnables »). L'IA suit ces consignes au pied de la lettre, et ça change tout.
ROI mesuré : 4 à 6 heures récupérées par semaine
Voici les chiffres observés chez les dirigeants PME qui utilisent cette méthode depuis 2 mois minimum. Ce ne sont pas des chiffres marketing : ce sont des moyennes constatées sur 5 tâches récurrentes.
| Tâche | Avant (sans système) | Après (Obsidian + IA) | Gain par occurrence |
|---|---|---|---|
| Retrouver un devis | 8 à 12 min | 30 sec à 1 min | -10 min |
| Préparer un RDV client | 25 à 40 min | 5 à 10 min | -25 min |
| Rédiger une relance | 12 à 15 min | 3 à 5 min | -10 min |
| Trouver une procédure interne | 15 à 30 min | 1 à 2 min | -20 min |
| Synthétiser sa journée | 20 min | 5 min | -15 min |
| Total / semaine (5 occurrences moyennes) | 5 à 7 h | 45 min à 1 h | 4 à 6 h |
4 à 6 heures par semaine, sur 45 semaines de travail : entre 180 et 270 heures par an. À 80 €/h de coût horaire dirigeant chargé, c'est entre 14 400 et 21 600 € de temps récupéré annuellement. Pour un outil gratuit.
3 pièges à éviter
Piège 1 : le vault fourre-tout
L'erreur du débutant enthousiaste : importer 10 ans de documents en une après-midi. Résultat : 8 000 fichiers en désordre, l'IA se noie, vous abandonnez. Commencez par un seul projet en cours, étendez progressivement. C'est aussi ce qu'on recommande quand on audite ses process avant d'automatiser : on isole avant d'industrialiser.
Piège 2 : le plugin obscur
Obsidian a plus de 2 700 plugins communautaires. Tentation : en installer 30. Réalité : 6 mois plus tard, votre vault plante au démarrage, vous ne savez plus quel plugin a cassé quoi. 3 plugins maximum, tous officiels (made by Obsidian) ou très utilisés (10 000+ installations). Commencez avec zéro plugin si possible.
Piège 3 : oublier la sauvegarde
Obsidian stocke tout en local. C'est sa force (souveraineté) et sa faiblesse (un crash de disque dur égale perte totale). Configurez une sauvegarde dès le jour 1 : soit Obsidian Sync officiel (chiffré, environ 10 $/mois), soit un simple sync vers votre OneDrive ou Google Drive (gratuit, déjà disponible chez vous).
Démarrer en 3 minutes
Si vous voulez tester maintenant sans vous engager dans la méthode complète :
- Téléchargez Obsidian sur obsidian.md.
- Ouvrez-le, cliquez sur « Create new vault », nommez-le « Test », choisissez un emplacement.
- Créez une note « Mon premier test », copiez-y 2 ou 3 emails clients récents.
- Ouvrez ChatGPT en version gratuite. Collez le contenu de la note. Posez une question simple : « Résume-moi ce que ce client veut en 3 lignes. »
3 minutes plus tard, vous avez la preuve que ça marche sur votre cas. La méthode complète vient ensuite. Et si vous voulez savoir reconnaître l'IA non maîtrisée dans les réponses que vous obtenez, lisez aussi notre article dédié.
À propos de l'auteur
Matthias Marin est fondateur d'AzenFlow, cabinet de stratégie IA pour PME et TPE en France. 40+ automatisations n8n en production active chez des clients PME (depuis février 2025), 25+ missions cabinet réalisées, 14 entreprises formées à l'IA en intra. Intervenant Albert School (MSc Finance & Data x Mines Paris PSL).
Profil LinkedIn de Matthias Marin
Aller plus loin
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