L'inventaire qui change tout.
Première règle d'une cartographie utile : vous n'avez aucune idée du nombre d'outils SaaS qui tournent dans votre entreprise. C'est vrai pour 9 dirigeants sur 10. Cabinet d'expertise comptable de 25 personnes : en moyenne 18 outils. PME e-commerce de 12 personnes : en moyenne 24 outils. Agence immobilière de 8 personnes : en moyenne 14 outils.
Ce phénomène a un nom : le shadow IT. Des employés ont souscrit à des abonnements qui ne sont pas suivis par la direction. Ce ne sont pas forcément des outils douteux : Notion, Calendly, Loom, Canva, DeepL, Grammarly, Zapier, Make, des comptes ChatGPT personnels, des Google Drive non administrés, des trackings Trello abandonnés.
Les 4 sources pour trouver tous vos outils.
Pour faire un inventaire vraiment exhaustif, croisez quatre sources. Aucune ne suffit seule.
1. La comptabilité : la source la plus fiable.
Demandez au comptable ou au DAF la liste des dépenses récurrentes par carte bancaire et virements SEPA sur les 12 derniers mois. Filtrez ce qui ressemble à du SaaS. Vous découvrirez 80 % des outils en place. C'est la base sur laquelle construire.
2. Les services IT (SSO, gestion des accès).
Si vous avez un SSO (Google Workspace, Microsoft 365, Okta, Azure AD), exportez la liste des applications connectées. Vous trouverez les 15-20 % restants : outils gratuits, comptes pro non passés en facture entreprise, outils techniques.
3. Les entretiens express.
5 minutes par personne-clé : « Quels sont les outils que tu utilises au moins 1 fois par semaine ? ». Vous trouverez les outils gratuits restants et le shadow IT vraiment caché. C'est là qu'apparaissent les comptes ChatGPT Plus personnels payés à titre privé, ou les Google Drive partagés via lien sans contrôle.
4. L'audit DNS et navigateur.
Si vous avez accès aux logs DNS de votre réseau professionnel, vous voyez tous les domaines visités. Pour les PME sans MDM, demandez aux gens à quels services ils se connectent depuis leur navigateur. Cette quatrième source est plus technique mais elle ferme les angles morts.
Le tableau d'inventaire AzenFlow.
Une fois les sources collectées, vous remplissez un tableau standardisé. Voici la structure éprouvée sur 50+ missions :
| Colonne | Exemple | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nom de l'outil | HubSpot CRM | Identifiant |
| Catégorie | CRM / Vente | Détecter les doublons |
| Coût annuel HT | 8 400 € | Total stack, négociation |
| Nombre d'utilisateurs | 12 | Optimiser les licences |
| Propriétaire fonctionnel | Marie L. (Sales) | À qui parler |
| Criticité (1-5) | 5 : bloquant si down | Priorité backup, sécurité |
| Données traitées | Contacts clients, devis | RGPD, AI Act |
| Localisation | USA (AWS) | RGPD, transfert UE/US |
| Intégrations actives | Outlook, Stripe, Pennylane | Cartographier les flux |
| Date de fin de contrat | 2026-09-15 | Renégocier au bon moment |
Dix colonnes. Tableur standard (Excel, Google Sheets, Airtable). Une ligne par outil. Pour une PME de 25 personnes avec 18 outils, comptez 2-3 heures pour remplir le tableau si la comptabilité a déjà fait 80 % du travail.
Les catégories à standardiser.
Au lieu de laisser chacun écrire ce qu'il veut dans la colonne « catégorie », forcez 12 catégories standard. Ça facilite la détection des doublons.
Chaque outil doit entrer dans exactement une de ces 12 catégories. Si vous avez 3 outils dans « Visio / Réunions » (Zoom + Teams + Google Meet), vous avez un doublon manifeste qui mérite une discussion.
Le calcul du coût total réel (TCO stack).
Une fois le tableau rempli, sommez tous les coûts annuels. Vous obtiendrez un chiffre qui surprend la plupart des dirigeants : entre 800 et 2 500 € HT par an et par employé en moyenne pour la stack SaaS d'une PME française. Pour une équipe de 25 personnes, c'est 30 000 à 60 000 €/an de stack logicielle, hors licences entreprise majeures (ERP, comptabilité).
Ce chiffre est important pour deux raisons :
- Il met en perspective le budget IA. Si votre stack actuelle coûte 50 000 €/an, un budget IA de 10 000 €/an, c'est 20 %. C'est cohérent et défendable. Si votre stack coûte 15 000 €/an et que vous voulez investir 30 000 €/an en IA, vous êtes en sur-investissement structurel.
- Il révèle des économies cachées. Sur 50+ missions, on identifie systématiquement 10 à 25 % du budget SaaS récupérable : doublons, licences inutilisées, contrats arrivés en fin de période d'engagement. Ça paie souvent la cartographie elle-même.
Les flux entre outils : le 2e calque.
L'inventaire seul ne suffit pas. Vous devez documenter quelles données circulent entre quels outils. Sans ça, vous ne saurez jamais où placer une automatisation IA.
Méthode pratique : pour chaque outil critique (criticité 4-5), répondez à 3 questions :
- Qu'est-ce qui rentre ? (sources de données, intégrations entrantes)
- Qu'est-ce qui sort ? (exports manuels, intégrations sortantes, copier-coller récurrents)
- Qu'est-ce qu'on fait à la main alors qu'il y aurait moyen d'automatiser ? (la vraie question)
Pour visualiser, dessinez un schéma simple sur Excalidraw, Miro ou même papier : une boîte par outil critique, des flèches entre eux, une indication du type de données. C'est moche, c'est efficace, ça suffit pour la cartographie.
Au chapitre 3, on passe au plus délicat : les entretiens utiles avec vos personnes-clés, sans tomber dans le piège des 50 pages de notes inexploitables.